Suivre vos devis – archiver ou supprimer un devis

A contrario des factures, la réglementation n’oblige pas de devoir systématiquement conserver vos devis dans le temps. Cet article vous explique comment suivre vos devis dans votre processus commercial, et le cas échéant archiver ou supprimer des devis.

Suivre l’avancement commercial de vos devis

Prise de notes

Suite à l’établissement d’un devis, le bloc note vous permet de renseigner régulièrement l’avancement de la situation commerciale. Vous pouvez ainsi renseigner le compte rendu de vos différents appels, et éventuellement des notes techniques, commerciales, administratives. C’est un peu le post-it ou le griffonnage dans la marge de vos devis papier qui peut être suivi ici :

Cliquez sur l’icone de prise de notes Renseignez les étapes importantes du suivi commercial du projet Enregistrer à chaque nouvelle annotation du projet Toutes ces informations sont conservées dans le temps pour l’ensemble des utilisateurs. Votre client n’y a bien entendu pas accès.

Gestion du statut de votre devis

Vous pouvez à tout moment modifier le statut de votre devis en cliquant sur l’étiquette de statut  pour renseigner le projet associé comme Accepté, Refusé ou encore Abandonné.

Cliquez sur l’étiquette de statut. Choisissez le statut approprié en fonction de l’évolution du projet. Pour rappel : Provisoire : je n’ai pas fini mon devis, il me manque un prix, une référence… Envoyé : j’ai adressé le devis à mon client. Accepté : le projet est accepté. Refusé : le projet est perdu. Abandonné : le client abandonne ou repousse le projet.

Analyser la performance commerciale de vos devis

Ces statuts peuvent être retrouvés dans les valeurs de filtres de la Liste des devis ou encore des Rapports. Il est ainsi possible d’afficher tous les devis perdus ou remportés en utilisant les filtres de sélection :

	La liste des devis de la console, à droite de l’écran, vous permet de filtrer sur un statut pour n’afficher que les devis provisoires, validés, envoyés, acceptés, refusé, abandonné… C’est également ce filtre qui permet de n’afficher que les devis facturés ou non facturés, mais aussi archivés.
	Le rapport des devis est accessible depuis le bouton bleu Rapport dans la liste des devis, ou depuis le menu Stats/Rapport/Devis Cliquez sur filtres avancés Sélectionnez les statuts à afficher Valider les critères pour rafraichir le tableau Télécharger ce tableau au format PDF ou Excel

Archiver ou supprimer ?

Lorsqu’une affaire est perdue ou abandonnée, vous pouvez décider de supprimer, ou bien d’archiver un devis. Les conséquences ne seront pas les mêmes :

Bouton de suppression/archivage Suppression définitive Archivage du devis

La suppression est définitive. Le devis sera définitivement éliminé de la base de données. on utilise cette fonction pour supprimer un devis réalisé par erreur ou en doublon d’un autre devis.

L’archivage de devis permet de ne plus l’afficher dans la console, mais il est conservé avec un statut archivé. Il est possible de le rappeler en affichant les devis archivés depuis la liste des devis de la console (voir plus haut Liste des devis). C’est le cas d’un devis abandonné par un client qui revient 6 mois plus tard pour réactiver le projet. Il sera possible de dupliquer le devis pour le réactualiser et l’adresser au client.