Le statut d’un document est utilisé pour connaître son degré d’avancement dans la gestion de l’entreprise. Concrètement son emploi permet de savoir rapidement où l’on en est pour effectuer des actions de relance ou de contrôle. Petit tour du fonctionnement pour les devis dans cet article.
L’étiquette de statut d’un document
Positionnée sur la barre supérieure du document, l’étiquette affiche le statut de celui-ci. Il est possible en cliquant sur l’étiquette de faire varier le statut très simplement en choisissant le nouveau statut.
Les différents statuts d’un devis
Un devis est en premier lieu rédigé avec un statut de Brouillon lors de sa création. Il peut arriver que vous n’ayez pas le temps ou les informations nécessaires pour finaliser un devis. Il peut être intéressant alors de conserver le statut Brouillon pour ce devis, et pouvoir le retrouver facilement pour le finaliser plus tard. Il est alors possible de choisir en fermant le document l’option enregistrer / Brouillon.
Les devis En cours ont généralement été remis aux clients et attendent une réponse soit positive (il prendront le statut Accepté), soit négative (ils prendront celui de Refusé ou Abandonnés selon la situation).
La transformation d’un devis en facture change le statut en Accepté automatiquement pour le devis.
Important : les statuts des devis transformés en facture avant la mise à jour conservent le statut « en cours ». Si vous souhaitez changer leur étiquette de statut en « Accepté », il faut le faire manuellement pour chacun. Il est possible de facilement les retrouver en choisissant dans la console le filtre ‘Devis basculés en facture’ et ensuite de modifier leur statut un par un.
L’affichage des statuts dans la console
Une colonne dédiée aux étiquettes des statuts a été ajoutée dans la liste des devis de la console.
Il est ensuite possible de filtrer dans la console la liste des devis en fonction de leur statut.
Les notions de « Devis basculés en facture » et « Devis archivés » ne correspondent pas à un statut à proprement parler, mais répondent à un besoin d’analyse complémentaire lié à une action de transformation ou de suppression de documents.
Les statuts dans la liste des documents du tableau de bord
En accédant à la liste de documents du tableau de bord (1), il est ensuite possible de consulter le statut dans une colonne dédiée (2), voire de les filtrer (3) et enfin de disposer d’informations pratiques comme le téléphone (4) pour relancer directement un client !
