Le prélèvement SEPA été mis en place en 2014 pour faciliter les paiements en euros avec vos clients réguliers. ClicFacture vous dresse un résumé du fonctionnement SEPA pour les entreprises qui souhaitent le mettre en œuvre pour optimiser leur trésorerie et gagner du temps administratif.
Plan de l’article
Le SEPA pour quels besoins
Limites
Fonctionnement
Mandat SEPA
Suivre ses prélèvements avec ClicFacture
Le prélèvement SEPA pour quels besoins ?
Le prélèvement SEPA est utilisé en entreprise pour une relation de longue durée avec un client pour :
- des commandes fréquentes
- un abonnement avec un paiement récurrent (mensuel, trimestriel…).
Dès lors que votre client accepte votre mandat SEPA, les prélèvements se présenteront automatiquement à date auprès de sa banque sans qu’il ait à se soucier de gérer les règlements. Pour vous bien entendu, c’est l’assurance d’être payé dans les temps et donc une vraie bouffée d’oxygène pour votre trésorerie et votre suivi administratif !
Autre avantage : les montants ne sont pas forcément identiques à chaque prélèvement.
Ce fonctionnement est souvent utilisé dans les sociétés de service à l’année (nettoyage, entretien , sécurité…), maintenance informatique, agence de marketing, entreprises avec abonnement, sociétés d’hébergement web, organisations associatives, les clubs de remise en forme/fitness…
Limites du prélèvement SEPA
Un prélèvement SEPA ne peut être effectué qu’en euro dans la zone SEPA (Union Européenne et quelques pays limitrophes).
Il n’est pas adapté pour une transaction ponctuelle ou immédiate. Dans le premier cas la mise en place du mandat avec le client est un peu lourde pour un seul règlement. Dans le second, le délai de règlement n’est pas aussi immédiat que les modes de paiement classiques. L’ordre de prélèvement doit être adressé 5 jours ouvrés avant la date du prélèvement. Ce délai passe à 2 jours une fois le prélèvement en place.
Mise en place du prélèvement SEPA
La première démarche à accomplir est d’obtenir un Identifiant Créancier SEPA (ICS) auprès de votre banque.
Pour chaque client il faudra ensuite obtenir l’accord de votre client par le retour d’un mandat de prélèvement SEPA signé. Il s’agit d’une autorisation des futurs paiements de vos factures.
Mandat de prélèvement SEPA
Ce document doit contenir obligatoirement :
- des informations renseignées par votre client,
- certaines mentions légales en fonction du type de prélèvement effectué,
- Une Référence Unique de Mandat (RUM).
Le code RUM est défini par vous-même et doit être unique pour chaque mandat. Il est limité à 35 caractères et accepte les lettres (en majuscules de préférence), les chiffres, et quelques caractères spéciaux :?/:(),. »+ les espaces sont à éviter. Il ne faut bien sûr pas utiliser d’informations sensibles comme un code IBAN, un numéro de comptes etc…Vous pouvez choisir le nom de l’entreprise, ou bien du contrat mise en place avec votre client, tant qu’il reste unique.
La RUM n’est pas forcément renseigné lors de la signature du mandat, en revanche il est indispensable de la communiquer à votre client lors de la pré notification (avis de prélèvement ou échéancier pour les abonnements notamment).
Vous devez transmettre le mandat à votre banque pour qu’elle établisse le dossier SEPA qui vous autorisera les futurs prélèvements de votre client.
Demandes de prélèvement
Les envois de demandes de prélèvement sont ensuite envoyées à chaque échéance de paiement pour un ou plusieurs clients.
Vous devez utiliser une solution informatique qui permet de générer des fichiers au format XML pour que votre banque intègre vos demandes et automatise les paiements. Le fichier XML doit bien entendu reprendre des informations comme les codes IBAN, BIC , du créancier (vous) et du ou des client(s) ainsi que la référence unique de mandat (RUM) pour chacun.
En savoir plus :
https://www.banque-france.fr/ccsf/fr/infos_prat/telechar/banque/Lire_SEPA-6pages.pdf
ClicFacture pour suivre vos prélèvements SEPA
ClicFacture est un logiciel qui vous permet de suivre votre facturation de façon simple et professionnelle.
La gestion des prélèvements SEPA est intégrée au fonctionnement des factures. Vous avez la possibilité de transmettre au bon format toutes vos demandes de prélèvements à votre banque.
En savoir plus :
le prélèvement SEPA dans ClicFacture
