Comment faire un bon de commande : modèle gratuit

Le bon de commande permet à une entreprise de confirmer une vente avec son client. Pas forcément utilisé dans toutes les métiers, il reste souvent un document essentiel dans l’organisation commerciale d’une entreprise. ClicFacture vous explique son fonctionnement et vous permet de télécharger un modèle de bon de commande sur Excel et Word pour votre activité. Encore plus simple et plus rapide : faites vos bons de commande en ligne avec ClicFacture !

Plan de l’article :
Pourquoi faire un BC ?
Comment faire  un BDC ?
Exemple de BDC
Faire un BDC en ligne

Le bon de commande a longtemps était utilisé par des représentants en tournée. Ils remplissaient généralement un carnet de commandes avec un double carboné. Cela leur permettait de remettre un exemplaire au client, et de conserver le double pour informer l’entreprise de la demande du client en fin de tournée. Certaines activités fonctionnent encore de cette manière.
Aujourd’hui le bon de commande s’est modernisé. La plupart du temps les documents sont imprimés, et plus fréquemment s’échangent au format numérique : PDF le plus souvent. Les grandes entreprises utilisent des ordres de commande totalement numériques via EDI (échange de données informatiques).

Le bon de commande n’est pas un document obligatoire, comme l’est une facture par exemple.
En effet, une vente peut tout à fait rester orale, dès lors que le prix et la chose à vendre soient entendues par les deux parties.

Le bon de commande va permettre de fixer un cadre juridique et commercial précis à une vente. Il va servir aux deux parties pour bien définir les termes de l’opération de vente et servira de base de discussion en cas de litige.

On parle d’un contrat synallagmatique. Cela veut dire plus simplement un engagement réciproque :

• le vendeur s’engage à livrer un bien ou un service
• l’acheteur s’engage de son côté recevoir le bien et à le payer

Le principe est assez proche de la réalisation d’un devis. Il est possible d’émettre un devis en guise de proposition commerciale, le bon de commande viendra confirmer l’engagement contractuel réciproque du vendeur et de l’acheteur.
Un devis signé peut aussi valoir de commande, si toutes les conditions sont clairement fixées.

• Vos informations d’entreprises (nom, adresse, SIRET, ville d’attachement RCS ou RM, numéro de tva intracommunautaire)
• Les informations de votre client : nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire, si c’est une vente hors France dans l’UE.
• La date et le numéro de commande, éventuellement le numéro de devis d’origine si il y en a eu un.
• Les désignations, les prix, la TVA et les quantités précises des biens ou des prestations vendues.
• La date de livraison des biens ou des prestations.
• Le montant total HT et TTC, avec éventuellement un montant d’acompte TTC.
• Les conditions de règlements.
• Les modalités de transport des marchandises.
• Les frais de déplacement notamment pour les prestations de services.
• Une zone réservée pour la signature du client.
• Des conditions générales de vente (dont une clause de réserve de propriété) si nécessaire.

En savoir plus sur les mentions obligatoires

Elles peuvent figurer  :

• figurer au dos (ou à la suite) du document,
• en annexe de la commande, qui doit y faire référence en pied de document  : « L’acceptation de la commande comprend l’acceptation des conditions générales de ventes remises en annexe. »
• exprimé par un lien vers une page internet détaillant des conditions générales de ventes  : « En signant la commande vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté les conditions générales de vente consultable sous le lien www.monsite-cgv.fr ».

Un espace réservé en pied de document permet à l’acheteur de signer pour confirmer son achat.
Il peut y être demandé :

• une date (obligatoire)
• un cachet d’entreprise (de moins en moins)
• une mention manuscrite : « Bon pour accord” ou “je reconnais avoir lu les conditions générales de ventes et les accepter”
• le nom et la fonction du signataire
• sa signature manuscrite

Selon les métiers, les usages et le type de bien vendu, l’exigence ne sera pas la même. En revanche c’est une preuve écrite et plus les éléments sont précis…moins il y a de risque de litige.

Ce premier exemple de bon de commande sur Excel vous permettra avec un peu d’adaptation d’insérer votre logo d’entreprise, vos informations d’entreprises et de trouver une grille de calcul avec différents taux de TVA. Ce document à imprimer ou à générer au format PDF devra être renommé pour chaque nouvelle vente. Il faudra bien penser à renuméroter le nom du fichier en relation avec le numéro de pièce.

Ce deuxième modèle de bon de commande vierge réalisé sous Word, ne permet pas de calculer automatiquement vos ventes et la TVA. Il est personnalisable à l’image de votre entreprise en insérant par exemple un logo ; il faut également enregistrer à chaque une version de votre exemplaire de bon de commande pour ne pas perdre le modèle d’origine.

Autres modèles à télécharger sur notre site :

Modèle de bon de livraison
Modèle de facture sur excel
Modèle de facture sur Word
Modèle d’avoir
Modèle de lettre d’impayé

Utiliser Excel ou Word pour suivre quelques ventes peut tout à fait convenir. Si elles commencent à se multiplier, il est alors préférable de confier vitre suivi commercial à un logiciel de facturation pro. Vous gagnerez en sérénité et en temps d’exécution.

D’une utilisation simple et rapide, le logiciel de facturation ClicFacture permet de définir un modèle personnalisé que vous pourrez utiliser pour vos futures ventes. Vous pourrez insérer votre logo et toutes les informations vues précédemment.
Le tarif du logiciel est adapté au petites structures, et en  considérant le temps gagné et la fiabilité de votre gestion, l’investissement est clairement rentabilisé en très peu de temps !

Les avantages :

• rapide et productif, la réalisation d’une commande prend quelques instants.
• il est possible de réutiliser l’adresse d’un client existant, de dupliquer une demande similaire…
• un catalogue d’article vous permet de stocker vos prix de vente et d’achat et les renseignements commerciaux de vos produits.
• le risque d’erreur est réduit avec un calcul automatique des totalisations HT, TTC, TVA.
• les numérotations se font automatiquement, pas de risque de vous retrouver perdu dans vos ventes.
• vous retrouvez toutes vos ventes à tout moment sans risque de perdre les données : tout est sauvegardé en temps réel.
• une commande peut être transformée automatiquement en livraison ou en facture lorsqu’elle est acceptée !
• vos envois de documents se font par e-mail automatique avec un document PDF en pièce jointe
• des tableaux récapitulatifs vous permettent de connaitre votre portefeuille de commandes envoyées, signées et livrées.

ClicFacture est un logiciel de facturation en ligne pour suivre votre activité commerciale de façon simple et organisée.
Vous pourrez vous connecter de n’importe quel ordinateur ou tablette pour retrouver votre dossier de facturation tel que vous l’avez laissé.

Vos bons de commandes seront plus beaux, plus pros !
Les questions à propos de cet article sont les bienvenues !