Combien de temps conserver les factures d’une entreprise ?

La conservation des factures d’une entreprise est obligatoire. Combien de temps faut il garder les factures une fois établies ? Sous quel format doit-on les conserver ? En est-il de même pour les devis, commande et les avoirs ? ClicFacture répond à toutes vos interrogations sur le délai de conservation des factures !

Sommaire :
Durée de conservation obligatoire
Formats de conservation
Où stocker ses factures
Les sanctions

Le délai de conservation des factures concerne les factures fournisseurs et clients ainsi que toutes les pièces justificatives de la commande (devis, bons de commande, mails de commande).
D’un point de vue légal, le code du commerce indique que : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans » (article L123-22).

Il faut donc garder toutes vos factures durant une période de 10 ans !

Les factures peuvent être conservées au format papier ou électronique.

En théorie il n’est pas nécessaire d’imprimer des factures établies ou reçues au format électronique. Mais il faut garder à l’esprit que ces pièces doivent être disponibles en cas de contrôle durant une durée de 10 ans. Donc si vous ne les imprimez pas, archivez les dans un espace de stockage et d’hébergement sûr.

Par précaution nous vous invitons à les imprimer, surtout si vous n’êtes pas sûr de pouvoir maintenir les garanties d’hébergements ou de stockage dans le temps. Un disque dur ou une clef USB peuvent rencontrer de problèmes techniques, comme un renouvellement d’espace hébergé peut être oublié/perdu dans le temps…

Encore une fois le délai de conservation des factures est une affaire de bon sens.

Les fichiers doivent obligatoirement être stockés sur le territoire français ou sur le territoire d’un pays membre de l’UE : « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».

Le système d’archivage que vous choisissez doit également offrir une protection adéquate contre les pertes, les corruptions de fichiers qui les rendraient illisibles, ou les accès non autorisés.

Dans l’idéal, stockez vos données sur une clef USB ou bien sur le disque dur de votre ordinateur, et confiez également le stockage à un hébergeur en cas de problème : Google drive, Apple ICloud, Hubic, Dropbox, GED…

Pour ce qui concerne le délai de conservation des factures hébergées chez ClicFacture, pas de soucis à avoir : toutes les données sont stockées et répliquées en France.

En cas de contrôle fiscale, l’absence de tenue ou l’impossibilité de pouvoir produire les documents demandés sont punissables d’une amende de 1 500 € pouvant aller jusqu’à 25 000 € dans le cas de fraude établie, et même jusqu’à une peine d’emprisonnement de 6 mois en cas de récidive.

Il reste que des sanctions peuvent aussi être prononcées au pénal dans le cadre d’une poursuite judiciaire avec des peines pouvant aller jusqu’à 225 000 € pour une personne morale et 45 000 € pour une personne physique.

La durée de conservation des factures et des documents d’entreprise reste donc un sujet d’attention essentiel à ne pas prendre à la légère dans la gestion d’une entreprise !

En savoir plus sur la conservations des factures :  https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F10029